CheeVo! & Provinciehuis Limburg: succesvolle Change Management bij de uitrol van Vergunningen.net

De uitrol van nieuwe software gaat veel verder dan enkel de technische kant. Het draait om het effectief samenbrengen van mensen, processen en technologie. Voor Provinciehuis Limburg betekende de invoering van Vergunningen.net niet alleen een technische upgrade, maar een belangrijke stap richting digitalisering, efficiëntie en een nieuwe manier van werken.

CheeVo! werd ingeschakeld om deze overgang niet alleen technisch te ondersteunen, maar vooral om het change management in goede banen te leiden. Dit betekende een aanpak die verder ging dan standaard implementatie:

• Betrokkenheid van medewerkers: We startten met het betrekken van alle relevante teams vanaf het begin van het traject. Door interactieve workshops en feedbacksessies creëerden we draagvlak en namen we de zorgen en vragen van medewerkers serieus. Dit zorgde voor een gevoel van eigenaarschap bij de gebruikers, waardoor de acceptatie van de nieuwe software aanzienlijk werd verhoogd.
• Praktische ondersteuning op de werkvloer: In plaats van enkel theoretische trainingen te geven, boden we hands-on ondersteuning tijdens de eerste gebruiksweken. Medewerkers konden met hun specifieke cases en uitdagingen direct bij ons terecht, waardoor ze sneller vertrouwd raakten met Vergunningen.net en het systeem optimaal konden benutten.
• Afgestemd tempo: In overleg met de organisatie bepaalden we een gefaseerde uitrol, aangepast aan het tempo en de capaciteit van de teams. Dit zorgde ervoor dat niemand overbelast raakte en dat er voldoende ruimte was om feedback te verwerken en processen bij te sturen waar nodig.

Dankzij deze aanpak verliep de overgang naar Vergunningen.net soepel en efficiënt, met minimale verstoring van de dagelijkse werking.

Het resultaat? Snellere vergunningsprocedures, betere samenwerking tussen afdelingen en een organisatie die klaar is voor de toekomst van digitale dienstverlening.

‍